Caso de negocio : 8,000 activos a controlar y un ahorro anual de $5,200 USD

La solución detrás de cada movimiento

Imagina una financiera con sucursales en todo el país. En cada oficina, hay activos clave que permiten que las operaciones fluyan: computadoras, impresoras, servidores. Pero la historia no acaba ahí. Esta financiera también arrienda maquinaria pesada y herramientas industriales a sus clientes. Estos activos, dispersos en las instalaciones de terceros, deben ser localizados con precisión para evitar errores costosos y pérdidas de tiempo.

Hasta hace poco, esto representaba un reto monumental. Encontrar una máquina arrendada en las instalaciones de un cliente o incluso verificar la ubicación de un activo en alguna de sus propias sucursales requería horas de trabajo manual, viajes y muchos reprocesos. La falta de información actualizada generaba costos no solo en tiempo, sino en oportunidades perdidas, como cuando un cliente esperaba una herramienta que se suponía disponible, pero no podía ser localizada.

Fue entonces cuando la financiera decidió implementar la solución RFID de Activeid

El cambio: Un tag, una ubicación, un control total

Cada activo, desde las computadoras en las oficinas hasta la maquinaria arrendada a clientes, recibió un tag RFID. Estos pequeños identificadores permitieron que, con un escaneo rápido mediante las handhelds RFID, se registrara de manera instantánea la ubicación actual de los activos, tanto propios como en las instalaciones de los clientes.

Además, las handhelds de Activeid cuentan con conectividad GSM a través de la app instalada en un celular, lo que significa que, incluso si el activo está a cientos de kilómetros en una planta industrial arrendada, su ubicación se puede actualizar en tiempo real, con solo un escaneo.

Para empresas como esta financiera, que maneja alrededor de 8,000 activos, el costo de implementar la solución es de $1.20 USD por activo durante el primer año y luego $0.80 USD a partir del segundo año. Aunque a simple vista puede parecer un gasto considerable, los ahorros que se generan a partir de este control preciso superan ampliamente la inversión inicial.

El impacto económico: Ahorros reales y significativos

Veamos el ahorro potencial. Antes de implementar la solución, el equipo administrativo y de TI de la financiera destinaba al menos 2 semanas completas (80 horas de trabajo por empleado) a realizar inventarios y buscar activos fuera de lugar. Si consideramos que un empleado promedio tiene un costo laboral de $20 USD por hora, esto equivale a $1,600 USD en salarios solo para los inventarios, sin contar los costos asociados al reproceso cuando se encontraban errores, ni el costo de oportunidad por la falta de información o los tiempos de inactividad.

Ahora, con Activeid, ese tiempo de inventario se reduce a solo 1 o 2 días, lo que equivale a un ahorro directo de alrededor de $1,400 USD en mano de obra por cada ciclo de inventario.

Además, la solución reduce errores que antes podían derivar en costos adicionales. Por ejemplo, la pérdida temporal de una máquina arrendada en las instalaciones de un cliente podría suponer el costo de enviar un equipo de reemplazo innecesario, lo que fácilmente podría representar miles de dólares. Ahora, con la ubicación precisa y rápida, este tipo de incidentes simplemente no ocurre.

Finalmente, está el costo de oportunidad. Para una financiera que arrienda maquinaria y equipos industriales, cada día que un activo no puede ser localizado o está fuera de servicio representa ingresos perdidos. Tener información actualizada en tiempo real garantiza que los activos arrendados estén siempre donde deben estar y disponibles para ser utilizados, maximizando su tiempo de uso y, por ende, el retorno sobre la inversión.

Ahorro total

Si sumamos los ahorros en tiempo de personal ($1,400 USD), en costos asociados a errores ($500 USD estimados) y en el costo de oportunidad por la ineficiencia de no utilizar un activo a tiempo ($1,000 USD estimados), estamos hablando de un ahorro de al menos $2,900 USD por ciclo de inventario. En un año, esto podría traducirse en $11,600 USD en ahorros, mucho más que la inversión inicial de $9,600 USD por implementar el sistema para los 8,000 activos durante el primer año (8,000 activos x $1.20 USD por activo).

A partir del segundo año, el costo por activo baja a $0.80 USD, lo que reduce la inversión anual a $6,400 USD. Con los mismos ahorros estimados en costos de tiempo, reprocesos y errores, el retorno de inversión se maximiza a partir del segundo año, con un margen de ahorro anual de $5,200 USD.

¿Y qué pasó después?

Gracias a la implementación de Activeid, la financiera no solo pudo controlar sus activos propios y arrendados de manera eficiente, sino que también optimizó su operación, reduciendo costos de mano de obra, reprocesos y maximizando el uso de sus recursos.

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